Smals, entreprise informatique basée à Bruxelles, fournit des services IT à de nombreuses institutions publiques belges, notamment dans les domaines de la sécurité sociale et de la santé. L’organisation gère chaque année environ une centaine de projets logiciels pour une trentaine de clients, représentant près de 30 millions d’euros de budget. Dans ce contexte, la fiabilité des estimations de projets constitue un enjeu stratégique, tant pour la maîtrise des coûts que pour la relation de confiance avec les clients.
Face à ces enjeux, Smals a entrepris d’industrialiser son processus d’estimation afin d’améliorer la précision des budgets et de renforcer la transparence des évaluations. Pour cela, l’entreprise a choisi de structurer ses pratiques autour de la plateforme Estimancy, permettant de formaliser les méthodes d’estimation et de capitaliser sur l’expérience acquise au fil des projets.
Deux approches complémentaires ont été mises en place. La première repose sur l’estimation par analogie, qui consiste à comparer un nouveau projet avec des projets similaires déjà réalisés. Smals a ainsi constitué une base de connaissances d’environ soixante projets, permettant de s’appuyer sur des références concrètes pour établir les estimations. Cette démarche facilite la réutilisation de l’expérience passée et améliore la cohérence des évaluations.
La seconde approche est paramétrique et s’appuie sur des modèles reconnus dans l’industrie du logiciel, tels que Use Case Points et CoCoMo. Ces modèles permettent d’estimer l’effort et les coûts à partir de caractéristiques mesurables du projet, offrant ainsi une base méthodologique structurée pour les estimations.
La mise en œuvre de ces méthodes est pilotée par une équipe PMO centrale chargée de gérer la plateforme d’estimation et d’accompagner les chefs de projet. Cette équipe intervient à la fois pour réaliser des estimations à la demande et pour soutenir les équipes dans leurs propres évaluations. Cette organisation permet d’assurer une cohérence globale des pratiques d’estimation au sein de l’entreprise.
Selon Tom Van Medegael, responsable PMO chez Smals, cette démarche a permis d’accélérer les estimations réalisées très en amont des projets, tout en améliorant la fiabilité des budgets proposés aux clients. La comparaison avec des projets passés et avec les prix du marché contribue également à renforcer la crédibilité des estimations.
La plateforme permet en outre d’analyser l’ensemble des estimations réalisées et d’en tirer des enseignements pour améliorer les pratiques internes. Cette capitalisation progressive contribue à construire une base de référence solide pour les coûts et les efforts de développement.
Dans les prochaines étapes, Smals prévoit d’élargir l’utilisation de cette approche afin d’intégrer de nouvelles méthodes de gestion de projet, comme Agile ou PRINCE2, ainsi que de nouvelles techniques d’estimation, notamment basées sur les Points de Fonction et sur des solutions automatisées de mesure.Ce retour d’expérience montre que l’industrialisation de l’estimation et la capitalisation sur les projets passés constituent des leviers essentiels pour sécuriser les budgets, améliorer la transparence et renforcer la confiance entre les équipes IT et leurs clients.